Beberapa bulan lalu gue ngerjain kerjaan yang sama tiap Senin pagi. Ngumpulin angka dari beberapa sumber, ngerapiin nama berkasnya, lalu kirim pesan pengingat ke beberapa orang. Urutannya persis sama, minggu demi minggu.
Gue pikir jalan keluarnya harus bot. Atau AI. Atau alat baru yang belum gue punya. Karena belum punya, gue tunda. Minggu depannya gue kerjain manual lagi, dan muter di situ.
Yang gue sadar belakangan, yang nggak beres bukan alatnya. Yang nggak beres karena gue belum nulis satu aturan yang bisa dipakai berulang. Begitu aturannya ada, kerjaan itu kelar tanpa AI sama sekali.
Verdict: 3 dari 4 Kerjaan Berulang Ini Nggak Butuh AI
Gue taruh verdict-nya di depan biar loe nggak buang waktu baca sampai paling bawah. Dari 4 kerjaan berulang yang paling sering dikerjain manual, 3 selesai tanpa AI. Yang loe butuh cuma rumus, aturan penamaan, dan template pesan.
Yang keempat baru butuh AI, dan itu pun bukan karena AI-nya pintar. Baris keempat butuh AI karena bentuk hasilnya nggak pernah sama, jadi nggak ada rumus tetap yang bisa nampung semuanya.
Pola keputusannya cuma satu, dan ini yang gue pakai terus sekarang. Kalau hasil kerjaan itu selalu sama bentuknya tiap kali, itu kerjaan rumus. Kalau hasilnya beda-beda tiap kali, baru kerjaan AI.
Gue pernah salah di sini. Gue pilih AI dulu untuk kerjaan yang bentuk hasilnya sama tiap pekan. Hasilnya malah lebih ribet dari manual, karena tiap kali keluarannya beda tipis, gue tetap harus ngecek satu-satu. Setelah gue ganti ke rumus, kerjaannya langsung beres dan nggak perlu dicek lagi.
Ini bukan soal mana kerjaan yang paling ngeselin. Urutan memilih kerjaan sudah gue tulis di cara memilih kerjaan yang paling ngeselin dulu, dan hari ini urutannya bukan topiknya. Yang gue bahas di sini resep per barisnya, biar loe bisa langsung kerjain satu baris tanpa mikir urutan.
Tabel 4 Baris: Bentuk Hasilnya yang Nentuin
Empat baris di bawah ini yang gue maksud. Kolom terakhir sengaja gue kosongin, dan itu bukan lupa. Isi sendiri setelah sepekan loe pakai resepnya. Loe yang tahu berapa lama loe biasa ngerjain, gue nggak tahu.
| Baris kerjaan | Bentuk hasil | Yang dipakai | Perkiraan jam kehemat |
|---|---|---|---|
| Rekap data dari banyak baris | selalu sama bentuknya | rumus dan pivot di spreadsheet gratis | isi sendiri |
| Rapiin nama berkas | selalu sama bentuknya | aturan penamaan dan ganti nama bawaan sistem | isi sendiri |
| Reminder atau follow-up berkala | selalu sama bentuknya | template pesan dan pengingat bawaan HP | isi sendiri |
| Pindah data antar aplikasi | beda-beda tiap kali | impor-ekspor bawaan dulu, AI kalau bentuknya beda | isi sendiri |
Lihat baris pertama sampai ketiga. Ketiganya Rp 0, karena alatnya sudah nempel di spreadsheet dan sistem yang loe pakai tiap hari. Nggak ada langganan baru, nggak ada alat tambahan yang perlu dipelajari.
Baris keempat yang beda. Data dari satu aplikasi jarang rapi begitu pindah ke aplikasi lain. Nama kolom berubah, format tanggal beda, ada yang nambah spasi di tengah. Bentuk keluarannya jadi beda tiap kali, dan di situ aturan kaku mulai goyah.
Resep per Baris: Rumus, Aturan Nama, Template
Bagian ini isinya empat resep kecil. Tiap resep bisa loe kerjain hari ini, satu per satu. Loe nggak perlu bikin sistem, cukup satu rumus atau satu aturan per baris.
Rekap data: satu rumus, bukan satu bot
Kalau tiap pekan loe jumlahin kolom yang sama, itu tanda hasilnya tetap. Bikin satu tabel rekap, lalu tarik angkanya pakai rumus jumlah bersyarat atau pivot. Sekali rumusnya jadi, pekan depan loe tinggal tempel data baru, angkanya langsung keisi.
Kesalahan gue dulu: gue nambahin alat baru sebelum rumusnya kelar. Padahal spreadsheet gratis yang loe pakai sekarang sudah bisa ngerjain rekap bentuk tetap tanpa AI.
Nama berkas: tentuin urutannya, terus jangan diubah
Masalah nama berkas bukan karena loe males ngetik. Masalahnya karena tiap kali loe ngetiknya beda. Tentukan satu urutan tetap, misalnya jenis kerjaan, nama orang, lalu tanggal.
Tulis urutannya di catatan, tempel di dekat layar. Mulai pekan ini, semua berkas baru pakai urutan itu. Fitur ganti nama bawaan sistem berkas sudah cukup, tinggal loe patuhi aturan buatan loe sendiri.
Reminder: template pesan dan pengingat bawaan
Pesan pengingat yang isinya sama tiap pekan nggak butuh AI. Tulis satu template, simpan di catatan, lalu pakai pengingat di kalender bawaan HP. Isi pesannya tetap, cuma nama dan tanggalnya yang ganti.
Bagian yang paling nolong buat gue: template bikin loe nggak mikir lagi harus nulis apa. Tinggal salin, ganti nama, kirim.
Pindah data: impor-ekspor dulu, AI kalau buntu
Sebelum mikir AI, coba jalur bawaan dulu. Banyak aplikasi punya menu impor dan ekspor. Kalau nama kolomnya sama, datanya mendarat rapi tanpa alat tambahan.
Kalau nama kolomnya beda terus tiap kali, atau bentuk tanggalnya campur, di situ loe baru butuh AI. Karena bentuknya beda tiap kali, nggak ada rumus tetap yang bisa nampung.
Kalau loe cuma sempat ngerjain satu baris, pilih yang paling sering loe ulang. Aturan pemicunya sederhana: kerjaan yang berulang minimal 3 kali dan hasilnya sama, itu yang diotomasi. Sisanya tahan dulu, biar loe nggak bikin aturan yang belum perlu.
Kapan Resep Ini Malah Nyusahin
Ada beberapa situasi di mana nulis aturan justru nambah kerjaan. Ini yang bikin gue nggak asal bikin rumus dan template buat semua hal.
Pertama, kerjaannya baru loe kerjain sekali. Bentuk hasilnya belum ketahuan, jadi aturannya bakal salah tebak. Kedua, bentuk hasilnya berubah tiap kali. Aturan kaku malah bikin loe ngecek ulang semuanya. Ketiga, yang ngerjain kerjaan itu orang lain. Aturan yang cuma loe yang paham bakal rusak begitu loe nggak ada di situ.
Tulis aturannya di tempat yang loe lihat tiap hari, bukan di kepala. Pakai alat yang sudah loe punya, jangan nambah langganan baru. Kalau rumusnya bakal dipakai orang lain, kasih catatan singkat di kolom sebelahnya.
Kalau salah satu tanda itu muncul, jangan bikin aturan dulu. Kerjain manual, catat bentuk hasilnya. Baru setelah bentuknya ketemu dan kerjaannya berulang, loe tulis rumusnya.
Situasi Ini Pakai yang Mana
Dua situasi di bawah ini yang paling sering gue temuin. Pilih yang paling dekat sama kerjaan loe hari ini.
Produk gue sendiri, Mina Forge, gue jual dengan cara bayar kalau selesai, Rp500 sampai Rp5.000 per task, bukan langganan bulanan. Alasannya sederhana. Kerjaan baris keempat muncul sesekali, bukan tiap hari. Kalau loe bayar bulanan, bulan yang sepi tetap kehitung.
Kalau loe masih nyangkut di langganan bulanan dan ngerasa itu satu-satunya cara, langkah pindahnya sudah gue tulis di cara pindah dari langganan bulanan ke bayar per pemakaian.
Satu hal yang perlu loe inget. Ini bukan soal bikin sistem otomasi. Kalau loe baca kenapa otomasi gagal bukan karena AI-nya bodoh, kelihatan masalahnya sering ada di lapisan yang kelewat rumit. Di resep ini cukup satu rumus, satu aturan penamaan, satu template. Loe nggak perlu bangun apa-apa.
Bentuk hasil yang tetap itu juga bisa diulang. Contohnya situs ini: bulan pertama ada 22 artikel terbit, 463 kunjungan, 218 IP unik, dan 20 kunjungan dari Google. Semua datang dari aturan yang sama yang gue ulang tiap artikel. Catatannya gue tulis di catatan bulan pertama situs ini.
Jadi mulai dari mana? Pilih satu baris di tabel tadi, yang paling sering loe ulang. Kerjain resepnya pekan ini, satu baris saja. Setelah sepekan, baru loe isi sendiri kolom jam kehematnya. Kalau angkanya bikin loe kaget, lanjut ke baris berikutnya.
